Produits ou Services
Nos services
- Transcription des dictées
- Encodage des documents comptables
- Encodage de diverses données
- Programmation informatique
Transcription des dictées
Nous vous proposons de transcrire vos dictées fidèlement, à faire la mise en page suivant vos instructions et à vous les renvoyer par e-mail ou les placer sur notre site internet. Il vous reste à imprimer votre document et à le faire parvenir à votre correspondant. Nos différents domaines d'activité :
juridique (courrier, rapports, contrats, minutes de réunion, actes de procédure...)
médical (principalement la transcription de rapports d'expertise)
commercial (rapports à la direction, présentations power point)
technique (rapports d'évaluation et transcription de documents)
immobilier (rapports d'évaluation, états des lieux, rapports de sinistres...)
conférences (transcription de réunions ou de conférences téléphoniques)
académique (transcription de mémoires de fin d'étude, de manuels de cours...)
Nous travaillons à partir de fichiers enregistrés sur dictaphone numérique ou directement sur PC. Ces dictées numériques nous parviennent par internet. La technologie qui nous permet de recevoir et de renvoyer les dictées est extrêmement facile d'utilisation et à la portée de tous.
Encodage des documents comptables
Nous réalisons l'encodage de toutes les pièces comptables rédigées en français et en anglais. Principalement les factures d'achat, de vente, les salaires et les extraits bancaires. Nous encodons sur les principaux logiciels connus de comptabilité. En collaboration avec une société de comptabilité, nous pouvons encoder directement sur le serveur de cette société ou sur son site internet et ainsi accéder, sous son contrôle, au logiciel de comptabilité de son client par accès à distance sécurisé. Notre mission se limite à l'encodage.
Encodage de diverses données
Nous réalisons aussi l'encodage de toute une série de documents ou de données que vous nous fournissez scannés par e-mail ou envoyés en vrac par courrier express (formulaires divers, cartes de visite laissées par des clients, base de données clients en vue de prospection, questionnaires, sondages, dictionnaires, manuels, encyclopédies...)
Points forts
Notre équipe
Nous disposons d'une équipe de secrétaires qualifiées et expérimentées (graduées en secrétariat de direction) , de comptables (graduées en comptabilité) et d'informaticiens. Toutes et tous sont diplômés d'écoles supérieures. Toutes et tous ont reçu une formation spécialisée dans nos bureaux afin de correspondre parfaitement à nos exigences de qualité et de rapidité. Chaque secrétaire est spécialisée dans un ou plusieurs domaines (juridique, médical...) de manière à acquérir le vocabulaire technique et diminuer ainsi le risque d'erreur. Des correctrices relisent les textes et corrigent les fautes éventuelles. Les responsables distribuent les tâches, approuvent les documents avant envoi et sont disponibles pour répondre aux appels téléphoniques.
Nos bureaux
Nos bureaux se situent à l'île Maurice plus connue pour la beauté de ses plages et de ses hôtels internationaux. La population, en majorité d'origine indienne, est bilingue français-anglais et a fait le pari réussi, depuis quelques années, des nouvelles technologies.
Notre organisation interne
Réception des dictées :
Les dictées arrivent par internet à une adresse e-mail bien précise en fonction des caractéristiques propres au client (tâches demandées, profession, degré d'urgence...) Elles sont réceptionnées par une responsable à 7h30 du matin (4h30 heure de Paris ou de Bruxelles) pour la première fois de la journée et en temps réel dans le courant de la journée. Elles sont répertoriées et protégées, ensuite distribuées aux secrétaires en fonction du client et du degré de spécialisation de la tâche. Les dictées sont transcrites et mises en page ou renvoyées au client si certaines parties sont incompréhensibles, ensuite elles sont corrigées par des correctrices, pour la plupart professeurs de français ou d'anglais. Finalement, elles sont relues par les responsables qui les approuvent pour envoi vers le client.
Envoi des dictées :
Elles sont ensuite envoyées sur le site internet sécurisé assistancevirtuelle.com dans la partie réservée au client, qu'il peut atteindre grâce à son login et à son mot de passe. Les dictées sont classées par ordre chronologique et conservées pendant un an (sauf demande particulière du client) Elles sont également envoyées sur l'adresse e-mail du client.
Facturation des dictées :
Elles sont regroupées dans un document comptable qui permettra d'établir la facturation mensuelle détaillée et qui sera annexé à la facture.
Notre organisation externe
En appui à notre centre de production à l'île Maurice, nous disposons d'une équipe de conseillers clientèle spécialisés en Belgique et en France. Ils sont rattachés à nos bureaux européens qui se situent au cœur de Bruxelles à deux cents mètres de la Commission Européenne. Nos conseillers sont disponibles pour vous rencontrer et vous permettre de tester gratuitement nos services (Essai Gratuit) Ils seront également présents tout au long de la collaboration pour vous conseiller au mieux et vous faire part de nos nouveaux services.
En résumé, voici comment définir ce site : saisie de dictée, encodage de document, secrétariat à distance, assistance virtuelle et transcription audio.
Source : assistancevirtuelle.com
TAVERNES (France)
